Beaucoup de nos clients nous posent cette question : « À quel rythme devons-nous modifier les informations diffusées sur nos écrans ? » Ils redoutent d’y consacrer trop de temps. Et à juste titre : leurs écrans ne sont pas une chaine de télévision. Ils ne doivent pas changer toutes les heures, mais rester pertinents. Dans cet article, retrouvez un cadre éditorial claire, simple et efficace, qui fait gagner du temps, tout en assurant des contenus puissants et visibles.
Le défi : équilibre entre actualité et contraintes internes
Pourquoi ce dilemme ?
D’un côté, votre communication a besoin de moments « chauds » — des actualités, promotions, événements — pour rester vivante. De l’autre, vous n’êtes pas une rédaction de médias : vos contributeurs ne peuvent pas produire du contenu frais à chaque heure. Si vous actualisez trop souvent, on risque la surcharge : vos équipes s’épuisent, de nombreuses modifications sont peu visibles, et le retour sur l’investissement n’est pas garanti. Si vous ne changez jamais, les écrans paraissent figés, sans valeur. Le bon compromis consiste à adopter une planification éditoriale structurée, fondée sur vos objectifs de communication (image, actions, information) et les temps de lecture réels.
Le temps de passage : une contrainte à intégrer
Les études montrent que les spectateurs passent peu de temps devant un écran. En contexte « captif » (salle, hall, salle d’attente), ce temps ne dépasse généralement pas deux minutes. Si votre écran diffuse 10 à 15 minutes d’informations consécutives, une grande partie ne sera pas lue. Cela implique deux contraintes fortes :
- Messages courts, accrocheurs, clairs, avec un seul message par zone de diffusion dans l’écran
- Variation visuelle ou modulaire, pour relancer l’attention.
En d’autres termes, il vaut mieux éclater les contenus sur la semaine ou le mois, plutôt que tout concentrer en un bloc très dense.
Construire un planning éditorial réaliste
Définir deux types de contenus : « chaud » et « froid »
Pour simplifier la gestion, segmentez votre communication en deux catégories :
- Contenus chauds : actualités, campagnes, promotions temporaires, événements à venir — ceux-ci doivent avoir une date de début et de fin claire ;
- Contenus froids : messages d’image, témoignages clients, mise en avant de valeurs, mode d’emploi, profils d’équipe — valides sur une plus longue période.
L’idée consiste à insérer les contenus chauds aux moments opportuns, tout en nourrissant l’écran avec des contenus froids quand rien de « chaud » ne se présente, avec un ratio selon les périodes. Conseil : en période forte : 60-70 % de contenus saisonniers versus 30-40 % de contenus pérennes ; en période “normale” : 40 % de contenus saisonniers versus 60 % de contenus pérennes).
Calendrier de diffusion : planifiez à l’avance
Créez dès le départ un calendrier de diffusion (mensuel ou trimestriel) qui précise les dates clés de vos événements ou campagnes ; les plages de publication des contenus chauds ; les temps “tampons” où les contenus froids prennent le relais. Ce calendrier sert de guide à toute l’équipe : chacun sait quand intervenir ou fournir son contenu. Il évite les « rush » de dernière minute. Conseil : construire un calendrier, déterminer les dates de diffusion, les durées, et prévoir la répétition des contenus.
Planifier la répétition et les horaires
Dans votre outil de diffusion, utilisez les fonctions de programmation récurrente : plusieurs outils permettent de répéter un message quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, etc. Par exemple, un message « Bienvenue » ou une vidéo de fond institutionnel peut être programmé tous les jours, tandis qu’une promotion aura une fenêtre de diffusion circonscrite. Votre planning indique ces périodicités. Il faut aussi prévoir des horaires de diffusion « forts » versus « creux » selon vos flux de passage, en ajustant la fréquence et la durée selon le jour de la semaine ou le moment de la journée.
Modèles de mise en page et variation graphique
Pour relancer l’attention, changez régulièrement l’habillage (couleurs, composition, visuels) des écrans, même si le message reste similaire. Une même information présentée avec un habillage différent captera mieux l’œil. Vous pouvez prévoir plusieurs gabarits graphiques (par exemple : version « promo », version « institutionnelle », version « teasing ») que vous alternez. Cela demande un peu de préparation au départ, mais réduit le besoin de produire de nouvelles mises en page à chaque fois. De plus, la modularité permet de faire « tourner » des zones : par exemple (texte principal, bandeau secondaire, widget social, image) — on peut permuter ou remplacer les zones selon l’actualité, sans tout refaire.
Fréquences raisonnables : quelques repères
Il n’existe pas de bonne fréquence universelle — cela dépend de votre public, de votre lieu, de vos objectifs. Néanmoins, voici quelques repères :
- Contenus chauds majeurs : mise à jour tous les 7 à 14 jours
- Promotions ou événements ponctuels : planifiés à l’avance, activés dans leur fenêtre
- Contenus froids : rotation tous les 2 à 4 semaines, selon le nombre de modèles disponibles
- Habillages visuels : changer tous les mois, ou à chaque campagne
- Ajustements mineurs : jusqu’à 1 à 2 fois par semaine (titres, chiffres, visuels secondaires)
Ces fréquences restent compatibles avec la contrainte de temps de lecture : vous ne proposez pas des blocs de 10 minutes d’information, mais des messages fractionnés, identifiables, souvent vus.
Gains pour vos équipes et cohérence de diffusion
- Réduction des urgences de dernière minute : avec ce planning, les contributeurs savent à l’avance les dates de mise à jour. Ils peuvent produire leur contenu en amont, et le poser dans les plages définies. Il ne faut plus réagir « à chaud » tous les jours.
- Contrôle éditorial fluide : le calendrier donne un cadre qui évite la cacophonie : vous conservez une cohérence de communication et d’image, sans laisser des écrans livrés à l’instantané sans sens global.
- Optimisation du temps et de l’énergie : la majorité du temps est consacrée à la planification et à la préparation. Les modifications en cours de cycle restent légères (changement de visuel, actualité ponctuelle). Vous n’avez pas à redessiner intégralement vos écrans chaque semaine.
- Dynamisme perceptible pour le public : même si les modifications ne sont pas permanentes, la variation visuelle et la diffusion d’actualités ponctuelles suffisent à maintenir l’intérêt. L’écran « respire », il ne paraît pas immobile.
Conseils pratiques pour bien démarrer
- Attribution des responsabilités : désignez un responsable éditorial (ou une petite équipe) qui pilote le planning, collecte les contenus et supervise les mises à jour.
- Création d’un « kit visuel » de gabarits : proposez 3 à 4 modèles visuels pour la plupart des usages ainsi, on ne part pas de zéro à chaque fois.
- Mise en place du calendrier : utilisez un outil (agenda partagé, feuille Excel, Trello, Google Sheets) pour lister toutes les plages de diffusion projetées.
- Validation en amont : faites relire ou valider les contenus prévus avant diffusion, afin d’éviter les retours à la dernière minute.
- Évaluation continue : analysez régulièrement les performances (taux d’engagement, retours internes) et ajustez votre rythme ou vos modèles de diffusion.
- Flexibilité raisonnée : laissez une marge pour des « points chauds imprévus » ou des réactions instantanées, sans bouleverser tout le calendrier.
Conclusion : la méthode qui libère du temps et maximise l’impact
Plutôt que de laisser vos équipes courir après l’actualité ou attendre le « moment parfait », le planning éditorial structuré vous offre le meilleur des deux mondes : une diffusion réactive quand c’est nécessaire, et une organisation sans stress le reste du temps. Vos écrans ne doivent pas devenir une charge quotidienne lourde. En définissant des contenus « chauds » et « froids », en planifiant leur périodicité, et en diversifiant vos modèles visuels, vous créez une solution durable. Vous libérez du temps à vos collaborateurs tout en assurant des communications efficaces et attractives. Chez I-VIDEO, nous recommandons cette approche pragmatique pour faire de vos écrans non pas un fardeau, mais un véritable levier de communication, fiable, cohérent, et surtout, maîtrisé.
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