Les besoins de la communication interne à l’heure actuelle :
Outre la diffusion régulière d’informations, la communication interne s’inscrit également dans le management du personnel et le développement de votre marque employeur. Souvent parent pauvre de la communication (Etude OpinionWay : 45% des employés de Grandes et Moyennes entreprises seulement sont satisfaits de la communication interne de leur entreprise), son objectif premier est cependant la motivation et l’engagement des collaborateurs. En effet, les nouvelles attentes des salariés ne tournent pas uniquement autour du salaire et des conditions de travail, mais également autour du projet d’entreprises et une meilleure connaissance des missions de chacun, afin d’être partie prenante d’une équipe, d’un projet dont chacun connait le but et partage la vision.
Les stratégies et les outils utilisés :
Au sein d’une entreprise, les collaborateurs ne partagent pas tous le même métier (production, R&D, commercial, RH, direction, communication, …), le même niveau hiérarchique ou encore la même localisation géographique. Certains peuvent être sur site, d’autres en télétravail ou en déplacements, certains n’ont pas de bureaux car ils sont collaborateurs distants. Il est cependant fondamental que chaque collaborateur bénéficie de la même communication, du même niveau d’information que le reste de l’entreprise.
Communiquer de façon uniforme et transparente permet de nourrir le projet commun de l’entreprise, d’intégrer chaque collaborateur à sa bonne place. La communication interne s’étend aussi aux managers pour leur permettre de mieux organiser leurs équipes, de relayer des précisions ou des résultats qui les concernent plus spécifiquement dans leur travail. Elle peut aussi viser à prendre en compte régulièrement l’avis des collaborateurs pour mieux connaitre l’état global des motivations ou des informations mal comprises.
Plusieurs outils sont souvent mis en place pour répondre à ces différents objectifs :
-Newsletter et emailing : c’est un moyen idéal pour communiquer régulièrement et accessible par chacun. Diffuser les dernières actualités de l’entreprise, l’arrivée d’un nouveau collaborateur, une interview d’un dirigeant, le bilan d’un projet mené par une équipe, etc.. A vous de choisir la fréquence, le volume des informations et la forme graphique à utiliser pour entretenir et renouveler l’attention.
– Intranet : ce moyen est souvent réservé aux moyennes et grosses entreprises. C’est un outil couteux et complexe à mettre en place. Son intérêt majeur est la transmission de contenus informatifs de fond, la mise en commun de données professionnelles ou de documents officiels. Grâce à des codes d’accès, chacun dispose de son propre espace, qui peut être personnalisé en fonction de son profil.
– Réseau social d‘entreprise : c’est un outil collaboratif, permettant à chaque collaborateur de recevoir des informations ciblées ou globales. Il permet des échanges instantanés dans un ton plus convivial et moins formel.
– Réunions et conférences ou visio-conférences : elles permettent de regrouper facilement les collaborateurs pour leur délivrer au même moment les mêmes informations, sur des sujets majeurs. C’est un moment privilégié d’échange, de partage pendant lesquels collaborateurs et direction peuvent échanger plus librement et se sentent plus à l’aise pour discuter.
– L’affichage : encore souvent papier, mais de plus en plus digital, ce support a fait ses preuves pour relayer efficacement les bonnes informations au bon endroit. L’objectif est bien sûr de sélectionner les meilleurs emplacements pour toucher correctement tous vos collaborateurs. Un affichage digital permettra bien sûr plus facilement d’avoir une mise à jour des contenus plus efficace.
L’apport majeur de l’affichage dynamique :
Face à tous ces objectifs de communication et à tous ces outils mis en place, il reste la question primordiale de savoir si vos collaborateurs vont vraiment voir toutes ces informations si nombreuses, si une fois être venus sur l’intranet, ils vont continuer à revenir régulièrement consulter les informations, s’ils vont vraiment participer à la prochaine réunion ou conférence, s’ils vont prendre vraiment connaissance des articles de la newsletter et s’en servir, ..Il est souvent plus facile de dire que l’on n’a pas accès aux informations que de faire l’effort régulier de s’informer.
L’affichage dynamique ou communication sur écrans est un atout primordial : en effet, vos écrans physiques positionnés au bon endroit seront vus par vos collaborateurs. A distance, ceux-ci consultent régulièrement les écrans distanciels sur leurs propres périphériques (smartphone, pc portable, tablette ou pc de bureau). Les informations vont à leur devant. Là, ils ont régulièrement les gros titres de la journée et de la semaine. En utilisant différents types de médias, vous allez facilement gagner en impact grâce à vos contenus dynamiques et visuels. Vous pouvez diffuser du live (évènements et conférences, organisés dans le monde physique ou digital), vos réseaux sociaux, votre messagerie d’entreprise, les résultats de performance professionnels ou les avis de vos collaborateurs, mais aussi relayer les sujets de fond de l’intranet et annoncer la newsletter. Vous pouvez organiser cette communication de façon globale et locale, délivrer une information depuis le site central et une autre depuis un site local. C’est véritablement le point d’entrée de l’ensemble de vos communications : il donne les principales communications et renvoie sur vos autres médias pour en savoir plus. Ces derniers voient alors leur audience augmenter.
Vos différents départements ont besoin de s’adresser facilement à leurs publics ? La DSI cherche à annoncer de nouveaux projets ou l’état d’avancement de la digitalisation dans votre entreprise, le département Marketing-Ventes a besoin d’organiser les lancements de produits ou le suivi des ventes par rapport aux objectifs, la Communication souhaite relayer facilement tous les événements internes auprès des bonnes personnes pour un meilleur taux d’engagement, les Moyens Généraux veulent mettre en avant les économies d’énergie, les nouveaux moyens de RSE ou informer sur de nouveaux modes de fonctionnement en interne, la Direction doit délivrer rapidement un message sur un changement d’orientation stratégique ou encourager et impliquer régulièrement les collaborateurs ? Ils peuvent chacun diffuser leurs informations auprès des bons profils de personnes et au bon moment en fonction des droits de pilotage que vous allez leur attribuer. C’est enfin pour chacun la possibilité de délivrer les informations essentielles qu’ils souhaitent adresser à leurs audiences facilement et au bon moment.
Vous mettez ainsi en place une stratégie multicanal efficiente, dont le point d’entrée est l’affichage dynamique, outil visible, collaboratif et puissant, à votre service et au service de vos communications.
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