La communication interne, un vaste sujet sur lequel nombre d’entreprises réfléchissent au quotidien : Comment la rendre plus efficace et pertinente ? Une stratégie de communication interne impactante doit atteindre et mobiliser tous les collaborateurs. Un large panel d’outils est utilisé – mails, réunions, portail intranet, affichage papier, événements… – et le choix de l’outil a un impact important sur la manière de toucher les collaborateurs. Intéressons-nous aujourd’hui à la comparaison emails/intranet versus communication dynamique sur écran.
Des emails chronophages et énergivores
Le courriel est un canal de communication efficace depuis des décennies, et il continue d’être le canal le plus apprécié sur le lieu de travail. La popularité du courrier électronique signifie que les collaborateurs sont souvent confrontés à des boîtes de réception encombrées. L’Ademe estime que chaque Français salarié reçoit en moyenne 58 emails professionnels par jour et en envoie 33. On estime que les employés passent 28% de leur temps à les traiter ; un temps considérable à cette tâche qui entraîne une baisse de la productivité et une augmentation des niveaux de stress. Les e-mails constants peuvent interrompre le flux d’un travailleur, le distraire d’une tâche importante, lui faire oublier ce sur quoi il travaillait ou être source d’erreurs.
Malgré la croissance des autres outils de communication (messagerie instantanée, intranet, affichage numérique), le courrier électronique interne reste l’outil le plus largement utilisé pour la communication interne. Mais cette stratégie qui repose trop sur le courrier électronique risque de diluer son efficacité avec des messages perdus au fond des boîtes de réception des employés. Au fur et à mesure que les emails arrivent, les messages s’enfoncent dans la boîte de réception et se perdent. Les collaborateurs dont les boîtes de réception sont surchargées manquent inévitablement les messages importants ou, au mieux, y répondent trop tard.
Selon les calculs de l’Ademe, les e-mails d’une entreprise de 100 personnes émettraient chaque année 18 tonnes de gaz à effet de serre, soit l’équivalent de 18 allers-retours Paris-New York. Et seulement 20 % des courriels sont ouverts… Ces données invitent les entreprises à repenser leur communication pour trouver un meilleur rapport entre l’efficacité de leur communication et l’impact environnemental de celle-ci.
Le portail intranet fourre-tout et peu utilisé
Intranet est un réseau privé uniquement accessible au personnel d’une entreprise. Ce sont des plateformes d’informations centralisées pouvant intégrer des fonctionnalités sociales, des outils de collaboration, et des fonctionnalités de gestion de projet. Malgré des coûts de lancement importants et une mise en place chronophage, encore aujourd’hui, une grande partie des portails intranet sont difficiles à utiliser, ne proposent pas de technologie sociale pour créer des connexions, et sont utilisés la plupart du temps pour une simple communication descendante.
Bon nombre d’entreprises utilisent des plateformes de communication, mais peu réussissent à vraiment les insérer au sein de leurs processus de travail. D’après Zapier, seuls 13% des collaborateurs déclarent utiliser quotidiennement leur intranet, 31% jamais et 57% ne voient aucun intérêt dans l’intranet de leur entreprise. Plusieurs raisons à cela : une direction floue, des objectifs pas clairs, une expérience utilisateur médiocre, un manque de personnalisation, une fonctionnalité de recherche limitée.
Alors que le monde continue d’explorer les possibilités apportées par le télétravail en post-pandémie, une plateforme de centralisation d’informations est nécessaire pour entériner une culture d’entreprise et développer des processus internes capables de couvrir n’importe quelle distance ou fuseau horaire.
La communication dynamique sur écran réunit le meilleur des deux mondes
Face aux 20 % d’emails ouverts et au faible niveau moyen d’utilisation des portails intranet, la visibilité des écrans d’affichage dynamique est sans commune mesure puisque près de 95 % des personnes passant devant cette solution la consultent. D’après des sondages auprès de leurs publics réalisés directement par nos clients la Banque de France, La mairie de Paris et la Fédération Française de Football : 98 % des collaborateurs remarquent les écrans, 82 % déclarent les regarder régulièrement et 40% vont approfondir les sujets sur les réseaux sociaux. Pour être performante, la communication interne, qu’elle soit descendante, ascendante ou transversale, doit octroyer de l’espace aux collaborateurs. Leur implication dans la communication interne répond à leurs attentes : donner du sens à leurs missions, mieux percevoir leur contribution aux objectifs communs, savoir ce qui se passe dans l’entreprise, partager une culture d’entreprise, se sentir écoutés et valorisés, participer aux prises de décisions. Avec la fonctionnalité « découpage d’écrans » de la solution Ec-VIDEO©, il est possible de publier différents contenus en même temps sur chaque écran. Ainsi, certaines parties de l’écran peuvent être dédiées à la communication ascendante, d’autres à la communication descendante; ou une organisation différente encore, à savoir certaines zones de l’écran peuvent être dévolues à la communication globale, d’autres à la communication locale ou ciblée.
La solution de communication dynamique sur écran s’avère l’outil idéal. Facile à prendre en main et à utiliser au quotidien, ce média rassemble et concentre tous les canaux de communication existant dans votre entreprise et propose plus de 250 formats de médias diffusés de façon native. Vos collaborateurs écrivent sur vos réseaux sociaux internes ? Faites-les apparaitre sur vos écrans. Un nouveau magazine interne est publié : valoriser sa sortie sur vos écrans avec des focus sur le sommaire pour donner envie aux collaborateurs de le lire. Une nouvelle règle est validée au sein de votre entreprise : mettez en avant l’information en renvoyant vers les pages dédiées d’intranet. Et avec l’option « distanciel », la diffusion de vos communications s’étend aux collaborateurs travaillant depuis leur domicile ou des tiers-lieu.
Côté consommation d’énergie, un an d’utilisation d’un écran servant à la communication dynamique a le même impact carbone que seize jours d’envois d’email d’un seul collaborateur. Entre les écrans à faible consommation d’énergie sur le marché et l’extinction de ces derniers lorsqu’ils ne sont pas utilisés, la consommation énergétique et l’empreinte carbone sont drastiquement réduites. En outre, cette solution utilise les serveurs et la bande passante de manière efficiente. L’interface de la solution étant mutualisée entre les différents contributeurs et l’information étant diffusée sur tous les écrans depuis cette interface, les contenus textuels, imagés et animés ne sont téléchargés qu’une seule fois dans la solution Ec-VIDEO©.
Pour aller plus loin sur le sujet, n’hésitez pas à nous contacter directement.
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