La mise en place d’une solution d’affichage dynamique dans une entreprise est un moyen efficace de communiquer avec les collaborateurs et de servir la mission de l’entreprise. C’est en effet un outil très visible et vivant, qui encourage la cohésion et l’engagement de tous. Pour en assurer son succès, il est important de mettre en place une bonne collaboration et implication de tous les services de l’entreprise, à chaque étape du projet.
Au démarrage du projet : déterminer les objectifs et les équipes participantes
Le projet de la communication dynamique sur écrans peut prendre différentes orientations. Il est donc important de bien déterminer dès le début les objectifs à remplir et les axes de travail à mettre en place. En effet, l’affichage dynamique peut permettre de mieux faire connaitre la stratégie de l’entreprise, la communication interne et externe, les événements du moment et ceux à venir. Il peut faciliter le travail des Relations Humaines, celui de la production, soutenir les efforts et développements du service SI, et bien d’autres focus encore. En fonction des objectifs assignés au projet, cela permettra de déterminer les équipes et départements qui seront parti prenantes du projet. Une équipe constituée d’un référent par département et un animateur référent global assurera le succès de la bonne mise en place, en lien direct avec les objectifs assignés, ainsi que par la suite le suivi de réalisation de ces objectifs. Au niveau équipe : le service informatique doit être impliqué pour assurer l’accès réseau et internet avec les aspects de sécurité nécessaires. Ensuite, le service communication participera pour assurer le respect de la charte graphique de l’entreprise et pour piloter la diffusion de contenu sur les écrans. Les équipes du bâtiment seront également parti prenantes du projet pour l’implantation physique des écrans et des postes de diffusion avec les prises électriques et réseaux nécessaires. La direction sera également impliquée, car l’image de marque et la communication de l’entreprise seront engagées à travers les écrans et devront être valorisée. Enfin, les services comptables sont concernés pour l’aspect financement et le choix d’un achat ou d’une solution SaaS.
Le choix du matériel et de la solution, pour la mise en place du projet :
Le choix du matériel et de la solution logicielle est un aspect important à considérer. Il est important de choisir des écrans de qualité et adaptés à l’environnement dans lequel ils seront installés. Ils assureront ainsi une bonne diffusion, une bonne lisibilité des informations, tout autant qu’une vraie durabilité dans le temps, prenant en compte la bonne gestion de l’énergie. Il est également important de choisir une solution logicielle qui permettra une gestion facile du contenu diffusé sur les écrans. Définissez vos enjeux : avez-vous besoin d’une gestion centralisée pour diffuser sur plusieurs écrans, sur plusieurs sites ? Serez-vous plusieurs contributeurs pour communiquer dans les écrans ? Comptez-vous mettre en place une communication globale et locale, ciblée ? Les collaborateurs sont-ils tous sur site ? Passent-ils tous régulièrement devant les écrans ? Il peut être utile de permettre aux collaborateurs distants de consulter vos communications sur leurs pc portables, smartphone et tablettes, afin de toucher véritablement 100% de la population de l’entreprise. Pensez à l’avenir. Vos objectifs vont évoluer : la solution retenue doit vous suivre sur les communications futures, sans pour autant nécessiter des développements complémentaires ou de nouveaux investissements. Faites des recherches approfondies et comparez les différentes fonctionnalités proposées par les différentes solutions. Il peut également être utile de demander une démo du produit et de pouvoir le tester avant de prendre une décision finale.
Une bonne gestion du contenu : clé de la réussite du projet sur le long terme
La gestion du contenu diffusé sur les écrans est un aspect important à considérer pour assurer l’efficacité de la communication dynamique sur écrans. Il est important de diffuser du contenu pertinent et adapté à la cible visée. Le service communication devra donc travailler en collaboration avec les différents services pour s’assurer que le contenu diffusé sur les écrans est en adéquation avec les objectifs de l’entreprise et du projet. Il faudra également travailler un planning éditorial, en phase avec les objectifs, les contenus à diffuser ainsi que le lieu et temps de passage devant les écrans. Une ligne éditoriale pensée de façon globale et par cible / profil de l’audience prendra tout sons sens et sera gage de réussite. Les contributeurs seront définis par service, afin de leur permettre de nourrir facilement la communication de leur département. Ils auront chacun des droits de pilotage en rapport avec les objectifs définis et le rôle qu’ils ont à remplir dans cette communication dynamique. On ne manquera pas de les présenter régulièrement dans les écrans, pour valoriser leur travail et participation. Ils sont en effet clé, pour la communication régulière dans les écrans. Une fois le contenu bien défini, on peut également penser à sa mise en forme, un découpage dans les écrans pour les voir facilement, une mise en page esthétique, personnalisée, pour attirer l’œil régulièrement. Si la ligne éditoriale est bien définie, elle permet facilement à chaque contributeur de délivrer ses informations facilement, sans perte de temps ni long travail de contenu. Elle permet également à l’audience de regarder régulièrement les écrans et de développer le réflexe et l’habitude de regarder chaque jour les écrans.
CONCLUSION
La mise en place d’une solution d’affichage dynamique dans une entreprise est un moyen efficace de communiquer avec les collaborateurs et de diffuser des informations importantes. En effet, 95% des collaborateurs déclarent la regarder tous les jours, en parler autour d’eux et même retourner voir l’intranet ou les newsletters pour en savoir plus. Un score à rapprocher du taux de 20% d’ouverture de mails ou de 13% d’utilisation quotidienne de l’intranet. Il est important que tous les services impliqués dans la mise en place d’une solution d’affichage dynamique soient pleinement engagés dans le processus. Si l’implication n’est pas entière de la part des différents départements, il sera difficile de mettre en place la solution et difficile de la faire vivre. Il est donc essentiel que chacun comprenne l’importance de sa contribution à la réussite du projet et travaille en étroite collaboration avec les autres services pour garantir que la solution répond aux besoins de l’entreprise. Une fois la bonne mise en place réalisée, le succès ne dépend que de chacun des contributeurs dont le rôle a été fixé pendant la phase de préparation, en prenant en compte un temps de travail limité par la suite. Chacun peut prendre la parole facilement, dans le cadre qui a été établi et être vu de toute sa cible avec certitude.
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