A la recherche d’un outil de communication simple, mutualisé et collaboratif, vous avez l’intention d’installer une solution d’affichage dynamique sur vos différents sites. Ou déjà équipé et convaincu, vous souhaitez remplacer votre solution existante par une autre plus adaptée à vos besoins. Dans l’un ou l’autre de ces deux cas, plusieurs étapes sont à suivre pour faciliter la mise en œuvre de votre projet. Revue de détails.
Étape 1 : pilotage et parties prenantes du projet.
Comme dans tout projet, il est nécessaire de choisir un pilote responsable du portage, de la coordination et de la mise en œuvre de ce projet. Également, une fois la solution installée, une personne en mesure de recenser les besoins en communication, de conduire et suivre la ligne éditoriale mais aussi de gérer la mise en ligne des contenus.
A ses côtés, le pilote a besoin de former une équipe réunissant d’autres compétences pour prendre en compte les différents aspects qui entourent la mise en œuvre d’une solution d’affichage dynamique :
- Un référent du service informatique (DSI) pour aborder la question des réseaux, de la sécurité informatique…
- Un référent technique en charge des locaux : électricité et branchements, autorisations d’intervention, sécurité du bâti et des personnes…
- Un référent de chaque direction pour la partie communication ; chacun d’eux pouvant régulièrement enrichir le calendrier éditorial et les contenus à produire.
Étape 2 : un état des lieux pour définir les besoins.
Que l’on parte de zéro avec le souhait de mettre en place un nouveau projet d’affichage dynamique – installation écrans et postes de diffusion (= player) – ou que l’on s’oriente vers le remplacement d’une solution sur un parc déjà en place – seulement remplacement des postes de diffusion – il est primordial de réaliser un audit de l’existant. Procéder à un inventaire de ses équipements et/ou des paramètres attendus facilitera la mise en œuvre du projet et son fonctionnement par la suite.
Il faut au préalable définir les enjeux et objectifs de communication pour déterminer un cadre et une organisation de travail. Pourquoi utiliser des écrans ? Quel est l’impact souhaité avec cet affichage ? Qui est le ou les publics visés ? Pour communiquer sur quels sujets ? Quoi montrer et quel environnement souhaite-t-on créer ?
Il est ensuite nécessaire de déterminer les caractéristiques techniques et les emplacements des écrans :
- Emplacement des écrans : combien de sites doivent être équipés et quels sont les lieux de passage et de rassemblement des équipes cibles pour un nouveau projet ? Dans le cadre du remplacement d’une solution sur un parc existant, l’emplacement des écrans actuels est-il pertinent ou doit-il changer ? Faut-il de nouveaux écrans dans d’autres espaces ? L’idée est ici de déterminer les emplacements les plus efficaces et utiles par rapport aux publics ciblés, pour les toucher tous de façon pertinente.
- Caractéristiques techniques des écrans : en fonction des emplacements retenus, seront-ils exposés au soleil (vitrine) ou installés dans un lieu à l’abri des rayons (bureau) ? Seront-ils positionnés en intérieur ou en extérieur ? Quel recul a-t-on par rapport aux écrans ou dans quel volume d’espace seront-ils installés ? En fonction des réponses, le choix des écrans, leurs dimensions et des supports sera différent, pour permettre de bonnes diffusions visibles et adaptées dans le temps et la durée.
Il est également vivement conseillé de fixer une règle de nommage simple des écrans, pour les retrouver tant sur l’interface que sur les sites physiques.
Enfin, il est important de définir ses besoins et usages pour trouver la solution d’affichage dynamique la plus pertinente.
Étape 3 : choisir la solution adaptée à vos besoins et le prestataire le plus pertinent.
Plusieurs critères sont à prendre en compte pour trouver une solution qualitative et efficace. Le point le plus important pour atteindre votre objectif de communication est le logiciel de gestion de contenus (CMS). En fonction de l’impact recherché et de l’environnement de communication que l’on souhaite créer, toutes les solutions ne se valent pas.
Une bonne solution d’affichage dynamique, comme celle de I-VIDEO, doit proposer plusieurs fonctionnalités :
- Gestion de la solution à distance pour éviter les déplacements sur sites, couteux en temps et en argent.
- Systèmes d’alertes pour vous informer lorsqu’un écran dysfonctionne et/ou qu’un poste de diffusion est déconnecté du réseau.
- Partage de l’interface entre différents contributeurs pour assurer la communication sur tous les sites en cas d’absence.
- Une interface accessible et facilement utilisable par les communicants contributeurs n’ayant pas forcément un profil de technicien.
- Un système flexible facilement modifiable proposant un large panel de fonctionnalités pour anticiper l’évolution de vos besoins. Avec le temps, les usages que vous aurez préalablement déterminés évolueront peut-être et la solution doit pouvoir s’adapter en même temps.
En plus de ces caractéristiques, I-VIDEO propose :
- Le « découpage » d’écrans permettant à la communication centrale et aux services locaux de communiquer indépendamment mais en même temps sur chaque écran.
- Une plateforme simple à utiliser proposant plus de 250 formats de médias diffusés de façon native, y compris des réseaux sociaux, des contenus web et html…
En bref, un outil de communication mutualisé et collaboratif facile à utiliser, impactant les publics visés et permettant de valoriser la communication globale et celle des sites.
Assurez-vous également de la vie de votre projet après son installation, notamment des services proposés par le prestataire : de quelle hotline et maintenance allez-vous bénéficier ? Comment pourrez-vous obtenir les évolutions logicielles ? Chez I-VIDEO, la hotline répond immédiatement : 95% des appels sont pris en charge pour aider nos utilisateurs et leur offrir une solution à leurs questions dans les 10 minutes. Côté évolutions logicielles, elles font partie intégrante de l’offre. Donc pas de surprise, vous serez toujours à la pointe des évolutions informatiques et audiovisuelles sans coût supplémentaire.
Étape 4 : formation et préparation des diffusions.
Avant l’installation des écrans et/ou des postes de diffusion, l’équipe en charge de gérer la communication sur écrans au quotidien devra être formée à son utilisation : comment publier les contenus, quoi surveiller pour bien gérer un parc d’écrans sur différents sites… Cela permettra de visionner des diffusions sur les écrans dès leur mise en place !
L’équipe devra également réfléchir à la ligne éditoriale des contenus : fréquence de publication, sujets à aborder, formats souhaités (textes, images, vidéos…), organisation pour anticiper les diffusions quotidiennes, choix des contributeurs et droits à leur accorder pour s’assurer de contenus pertinents efficaces et aux bons endroits.
En suivant ces différentes étapes, vous mettrez en place une solution d’affichage dynamique impactante, collaborative et, surtout, à votre service. Une fois l’installation et la mise en route effectuées, c’est en effet là que tout commence : vous bénéficiez alors des possibilités infinies de l’affichage dynamique pour une communication efficace et pertinente, visible et impactante, qui vous accompagne dans le temps.
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« 5 bonnes raisons d’adopter l’affichage dynamique pour communiquer efficacement »
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