Pour gagner en performance, les sujets de communication sont de plus en plus nombreux pour les entreprises. Hybridation du travail, digitalisation de l’entreprise, informations RH, annonces des différents départements (Informatiques, production, communication, services généraux, ..), arrivée de nouveaux collaborateurs… Avec l’arrivée de la génération Z, mais aussi en lien avec la période covid qui vient de se passer, les modes de communication évoluent. D’une communication uniquement descendante « à l’ancienne », nous sommes passés à une communication multidirectionnelle : descendante, managériale, ascendante, dans laquelle les collaborateurs demandent à s’exprimer en toute transparence, tout en ayant accès directement à l’équipe de direction. Cependant certains sujets ne peuvent recevoir de commentaire de tous et se doivent de rester « intouchables » pour que l’équipe managériale puisse garder le bon cap. Comment s’organiser et quel outil mettre en place pour répondre à tous ses différents besoins ?
Intranet, réseau social d’entreprise, affichage dynamique : que choisir ?
L’intranet est une plateforme de communication interne qui permet aux employés d’une entreprise d’accéder à des informations, des documents et des ressources internes. Il est généralement accessible uniquement à partir de l’environnement de l’entreprise. Les avantages de l’intranet incluent la possibilité de partager des informations confidentielles, de collaborer sur des projets et de communiquer rapidement et efficacement avec les membres de l’équipe. Cependant, l’intranet peut être coûteux à mettre en place et à maintenir.
Le réseau social d’entreprise, pour sa part, permet aux employés de se connecter, de collaborer et de communiquer les uns avec les autres de manière efficace et rapide. Cela peut inclure des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, les forums de discussion, les groupes de travail, les calendriers partagés, etc. Les réseaux sociaux d’entreprise sont particulièrement utiles pour les entreprises disposant d’un grand nombre d’employés, dispersés sur différents sites ou travaillant à distance.
L’affichage dynamique, quant à lui, est une méthode de communication visuelle qui utilise des écrans pour afficher des informations telles que des actualités, des statistiques, des événements à venir, etc. Ses avantages incluent la possibilité de diffuser rapidement des informations à un grand nombre d’employés, de créer des messages visuels impactants et de fournir des informations en temps réel. Les écrans sont souvent placés dans des zones à fort trafic, comme les halls d’entrée, les salles de réunion, les cafétérias, etc..
Regardons plus précisément Google Workspace, Workplace, Yammer et Ec-Video©:
Google Workspace : Google Workspace est une suite d’applications en ligne qui permet aux entreprises de communiquer et de collaborer. Il comprend des outils tels que Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets et Google Meet. Les avantages de Google Workspace sont sa facilité d’utilisation, sa disponibilité en ligne et sa compatibilité avec d’autres applications. Ses outils permettent aux collaborateurs de travailler ensemble sur des documents en temps réel. Google Workspace est très populaire pour sa facilité d’utilisation et son intégration avec d’autres outils Google. Cependant, il peut y avoir des problèmes de sécurité avec la gestion des données et l’accès à Google Workplace.
Workplace : Workplace est une plateforme de communication interne créée par Facebook. Elle permet aux employés d’une entreprise de se connecter, de partager des informations et de collaborer en temps réel. Les avantages de Workplace incluent une interface conviviale, la compatibilité avec d’autres applications et la possibilité de créer des groupes privés pour discuter de sujets spécifiques. Workplace est similaire à Facebook, mais il est conçu pour être utilisé exclusivement pour les affaires. Il est également doté de fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données des entreprises.
Yammer : Yammer est une plateforme de communication interne de Microsoft qui permet aux employés d’une entreprise de se connecter, de partager des informations et de collaborer sur des projets en temps réel. Elle offre également la possibilité de suivre les activités de l’entreprise, de participer à des conversations en groupe et de partager des mises à jour. Les avantages de Yammer incluent la possibilité de créer des groupes privés pour discuter de sujets spécifiques, une intégration facile avec d’autres applications Microsoft et une interface conviviale. Cependant, certains utilisateurs peuvent ne pas être à l’aise avec l’utilisation d’une plateforme de communication tierce.
Ec-Video© : Ec-Video© est une solution de communication dynamique qui permet de toucher 100% des collaborateurs grâce à des diffusions sur des écrans bien positionnés ainsi que sur les outils des collaborateurs ( PC Portable, smartphone, tablette,..) et sur l’intranet. Ainsi aucun collaborateur ne sera laissé de côté : il pourra être informé des communications qui le concerne, qu’il soit sur site, en télétravail ou sans PC de bureau. Avec la création de groupes d’écrans et de groupes de communicants, les bonnes informations sont diffusées auprès des bonnes personnes, au bon moment. L’assurance que l’information soit vue et mémorisée à 95%. En diffusant nativement tous vos médias, vous pouvez relayer vos médias sociaux d’entreprise, sondages, appel à idée, sondages sur les sujets qui le nécessitent tout en laissant les autres sujets sans commentaire. Diffusez vos événements en temps réel ainsi que vos contenus annonçant les projets, les points d’étape, les bilans tout comme la présentation des équipes.
Comment choisir et bien s’organiser pour une communication en lien avec les attentes des collaborateurs et de l’équipe de direction ?
L’intérêt comparé de ces différents outils dépend des besoins spécifiques de l’entreprise. Si l’entreprise a besoin de faciliter la collaboration et la communication entre les employés, alors un réseau social d’entreprise pourrait être plus approprié. Les besoins sont d’accéder facilement à des documents, des informations et en faire des ressources partagées ? Alors l’intranet est tout indiqué. D’autre part, si l’entreprise a besoin de transmettre des informations en temps réel ou programmé d’avance à un grand nombre d’employés, l’affichage dynamique est alors un choix plus efficace.
Il est important de noter que ces différents outils peuvent être utilisés conjointement pour offrir une expérience de communication interne plus complète. L’intranet est un recueil de dossiers et de ressources ; le réseau social permet aux collaborateurs de collaborer entre eux facilement ; pour sa part, l’affichage dynamique peut être utilisé pour relayer les événements, diffuser au bon moment et sur les bons sujets les réseaux sociaux de l’entreprise et avis des collaborateurs, informer de la sortie d’un nouvel article sur l’intranet et renvoyer dessus ou le diffuser directement.
En étudiant précisément vos objectifs et en les hiérarchisant, vous pourrez ainsi mettre en place les outils correspondants. La solution d’affichage dynamique Ec-Video© permet de toucher 100% de vos collaborateurs, d’assurer une vue et une mémorisation des informations, car 95% des collaborateurs déclarent regarder les écrans tous les jours. Ensuite, à 40% ils retournent sur l’intranet, la newsletter ou participent à l’événement qui a été annoncé, ce qui redonne une audience forte aux autres canaux de communication. Les équipes l’apprécient, car elles peuvent diffuser des communications fortes et d’autres accompagnées de commentaires et avis des collaborateurs. Ainsi les objectifs de tous sont remplis facilement, avec une acceptation totale de l’outil par les utilisateurs. C’est le 1er canal de communication, car très visible. Il peut diffuser les autres canaux de communication, relayer leurs informations ou même être diffusé sur l’intranet.
Son objectif et sa raison d’être sont en effet d’informer, de travailler la cohésion et l’engagement des collaborateurs autour du projet de l’entreprise.
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« 5 bonnes raisons d’adopter l’affichage dynamique pour communiquer efficacement »
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